Оцифровка магазина: пять вопросов, на которые должны отвечать данные

Пять вопросов, с которых начинается управление магазином

Начните с одного закрытого периода. Оборот в карточках, начисления площадки, выплата в банк и прибыль отвечают на разные вопросы. Сведите их в одну модель, сохранив определения и исходные строки.

Далее — инструкция к каждому ответу. Финансовый отчёт подтверждает операции площадки, но не содержит закупочную стоимость товара, остаток вашего банковского счёта и все будущие обязательства. Без этих данных полный ответ получить нельзя.

1. Сколько магазин действительно заработал?

Откройте реализацию и расходы за один период. На WB скачайте Excel в разделе финансовых отчётов. В Ozon откройте «Финансы → Документы» и отчёт о реализации за закрытый месяц. На Маркете — «Финансы → Финансовые отчёты → По реализации». Подробные пути и особенности налогового дохода — инструкция по налогам с названиями файлов и столбцов.

Суммы реализации — начало сверки. В Ozon дополнительно нужен отчёт начислений: на листе «Начисления» найдите «Группа услуг», «Тип начисления» и «Сумма итого, руб.». Отберите услуги и их корректировки, сохраните знаки, отделите рекламу. Внешние расходы и себестоимость подтвердите своими документами. Не вычисляйте все услуги как разницу между оборотом и выплатой: туда могут попасть другие периоды и взаимозачёты.

Прибыль периода = доходы периода − себестоимость проданных товаров − услуги площадок − реклама − внешние расходы − налоги

Для плательщика НДС суммы доходов и расходов приводят к сопоставимой базе: исходящий и вычитаемый НДС учитываются по применяемому режиму. Налоговую оценку рассчитывайте отдельно по правилам своего режима, а не как произвольный процент от банковской выплаты.

Решение: если результат ухудшился, сравните строки доходов и затрат с сопоставимым периодом. Каждое изменение должно восстанавливаться до документа. Если себестоимость не заполнена, показывайте неполноту расчёта, а не завышенную прибыль.

2. Какие товары приносят прибыль, а какие создают оборот?

Соберите вклад по своему артикулу. В реализации и начислениях Ozon найдите поля «Артикул» и «SKU». На Маркете свой артикул находится в поле «Ваш SKU» листа «Доставленные товары» и «Ваш SKU» отчёта о платежах. Сохраните соответствие этим полям в справочнике товара.

Вклад SKU = доходы SKU после возвратов − себестоимость проданного количества − прямые услуги − реклама SKU − относящиеся к SKU налоги

Сначала посчитайте суммы по операциям за период. Делить итог на количество можно только при понятном составе продаж: изменение цены, партии закупки и возвраты прошлых продаж меняют средний результат. Для набора разложите закупочную стоимость по его составу. Расход без артикула сохраните отдельно и распределяйте только по принятому правилу.

Сводный недельный файл WB содержит итоговые суммы, но не артикулы товаров. По нему нельзя подтвердить прибыль отдельного SKU. Для такого расчёта понадобится товарная детализация; не переносите в сводный файл названия столбцов из другой формы.

Решение: товар с отрицательным вкладом требует проверки цены, затрат и рекламы до следующей закупки. Положительный вклад ещё не гарантирует прибыль магазина: он должен покрывать общие расходы. Товар с неизвестной себестоимостью остаётся в списке проверки.

3. Сколько магазин может платить за рекламу?

Сопоставьте расходы и состоявшиеся продажи. Рекламный отчёт показывает кампании и списания; реализация — выкупленные товары. Пополнение рекламного баланса само по себе не является расходом на продвижение за этот день. Списания, уже попавшие в финансовый отчёт, нельзя второй раз прибавить из истории рекламы.

Расход на выкуп = рекламные расходы / число выкупленных единиц
ДРР = рекламные расходы / выбранная выручка × 100%
Допустимая реклама на единицу = вклад до рекламы − требуемый вклад после рекламы

Для первых двух формул нужны одинаковые SKU, период и правило отнесения продаж. При нулевом числе выкупов или нулевой выручке долю не рассчитывают. В третьей формуле отрицательный результат означает, что выбранная экономика не допускает дополнительного рекламного расхода. Сумму до рекламы сначала восстановите по фактическим цене, услугам, себестоимости и налоговой оценке.

В Ozon проверяйте рекламные начисления по «Группа услуг» и «Тип начисления», сумму — по «Сумма итого, руб.». Нельзя назвать рекламой весь столбец «Сумма итого, руб.»: там есть выручка и другие услуги. Точные типы выбирайте из своей выгрузки и сверяйте с документом продвижения. На Маркете стоимость продвижения выделена отдельно от остальных услуг.

Решение: ограничивайте рекламу по вкладу товара, а не только по обороту кабинета. ДРР по всем продажам магазина и ДРР по рекламным продажам кампании — разные показатели; рядом с процентом укажите его базу.

4. Когда пополнять запас и сколько заказывать?

Возьмите отдельный отчёт об остатках. Финансовая реализация подтверждает продажи, но не наличие товара сегодня. Для пополнения нужны доступный к продаже остаток по складам, резерв, непригодный товар, подтверждённые поставки и срок их поступления. Названия складских столбцов проверяйте в своей выгрузке: финансовые файлы ниже их не содержат.

Дни запаса = доступное количество / средние выкупленные единицы в день
Точка заказа = средний дневной спрос × (срок поставки + страховой запас в днях)
Заказ = max(0; целевой запас − доступный остаток − подтверждённый приход в нужный срок)

Это плановая модель при заданном спросе и сроке поставки. Средний спрос считайте на сопоставимом интервале; дни отсутствия товара и сезонные изменения анализируйте отдельно. При нулевых продажах деление не даёт полезного срока. Товар в пути учитывайте только к дате, когда он действительно станет доступен. Минимальную партию и кратность упаковки применяйте после расчёта потребности.

На Маркете «Доставлено, шт.» листа «Доставленные товары» помогает сверить состоявшиеся продажи за период. Это не остаток и не прогноз спроса. Отменённые заказы и товары, только переданные в доставку, нельзя автоматически считать выкупами.

Решение: запускайте закупку, если прогнозный запас не перекрывает срок пополнения и резерв. До оплаты проверьте вклад товара и платёжный календарь: необходимость поставки ещё не означает, что её можно оплатить сегодня.

5. Хватит ли денег на закупку, налоги и команду?

Начните с банковского остатка на конкретную дату. Затем внесите по дням подтверждённые поступления, оплату поставщикам, зарплату, налоги, аренду и прочие обязательства. Для каждого платежа сохраните основание, срок и ответственного. Ожидаемую выручку от ещё не выкупленных заказов держите отдельным сценарием.

Остаток на конец дня = остаток на начало дня + поступления дня − платежи дня
Потребность в деньгах = max(0; требуемый резерв − минимальный остаток календаря)

В Excel Маркета «Отчёт о платежах» «Сумма транзакции, ₽» — операция площадки, «Статус» — её состояние, «Сумма платежного поручения или удерживаемая за услуги сумма, ₽» — поле взаиморасчётов. Начисление не становится банковским поступлением только потому, что оно положительное. У одной выплаты может быть несколько строк: не суммируйте повторяющуюся сумму поручения без проверки группировки.

На WB «Итого к оплате» также не подтверждает зачисление в банк в конкретный день. Прошедшие поступления сверяйте с выпиской, будущие — с действующим графиком площадки и условиями выплат. Сумму и дату налогового платежа проверьте по инструкции по налогам с названиями файлов и столбцов.

Решение: ищите первый день, когда остаток ниже резерва, и меняйте график закупки или привлекайте финансирование до этой даты. Положительный итог месяца не устраняет дефицит внутри месяца.

Как связать пять ответов с исходными отчётами

Сохраняйте исходный Excel отдельно от расчётной таблицы. В расчёте указывайте площадку, период, лист, строку и свой артикул. Тогда изменение итоговой суммы можно объяснить операцией, а не ручной правкой результата.

Сопоставляйте поле по названию, листу и группе отчёта. Если заголовок или структура изменились, сначала обновите сопоставление. Пути скачивания и полный разбор налоговых полей собраны в инструкция по налогам с названиями файлов и столбцов; особенности финансовых документов Маркета — в официальной справке.

Как проверить, что оцифровка работает

1. Зафиксируйте границы. Один период, одинаковый набор площадок, понятные даты признания продаж и затрат.
2. Сверьте исходные суммы. Продажи, возвраты и услуги проверяются отдельно; одинаковый общий итог может скрыть две компенсирующие ошибки.
3. Проверьте сложные операции. Возврат прошлой продажи, набор, изменение себестоимости и расход без артикула должны иметь объяснимую обработку.
4. Восстановите пять ответов. Прибыль, вклад SKU, предел рекламы, потребность в поставке, минимальный остаток денег.
5. Примите решение. Укажите действие, ответственного и дату проверки. Не выдавайте показатель с отсутствующими входными данными за окончательный.

В UniTab начинайте проверку со сводки и переходите к P&L, юнит-экономике и остаткам. Критерий качества: сумму можно восстановить из документа, а команда понимает, что изменить в работе.